Veja por que você deve ter um planejamento de rotinas de equipes de campo

De fato, a falta de planejamento de rotinas de equipes de campo tende a sobrecarregar os supervisores, gerar atendimentos duplicados, erros nos processos, perda de produtividade e muitos gastos extras para a empresa.

Neste artigo, mostraremos como um bom planejamento pode reduzir esses problemas e trazer mais qualidade e eficiência nos processos, atividades e rotinas de todos os profissionais envolvidos — o que resulta em um melhor atendimento aos clientes e resultados para o seu negócio.

Quer entender o que não pode faltar no planejamento de rotinas de equipes de campo? Então, siga com a leitura!

Qual a importância do planejamento de rotinas de equipes de campo?

Sem dúvidas, o planejamento de rotinas aumenta a produtividade da equipe de campo e ajuda a empresa a atingir os seus objetivos.

Isso porque o gerenciamento da atividade permite que os profissionais da base resolvam problemas do dia a dia sem precisar recorrer (e sobrecarregar) os seus gerentes e supervisores.

Além disso, pode-se utilizar registros e históricos anteriores para fazer simulações e prever processos — no intuito de antecipar aos problemas mais comuns.

Como o planejamento das rotinas minimiza os custos do processo?

Um problema muito comum nas empresas que prestam serviços de campo é a realização do atendimento para um mesmo lead por duas equipes. Ou seja, a famigerada duplicidade no atendimento.

Normalmente, isso ocorre pela falta de planejamento. E essa repetição de tarefas resulta na perda de recursos humanos e materiais, ou seja, representa prejuízo financeiro e contábil para a empresa — além de comprometer o atingimento das metas.

Para evitar que isso aconteça, é importante planejar as rotinas e automatizar a gestão das equipes de campo. Ao longo do texto, falaremos mais sobre esses assuntos.

Quais são as boas práticas de planejamento?

Algumas boas práticas podem ajudar o planejamento das rotinas. Entre elas, podemos destacar:

  • defina quando o planejamento deve acontecer: planejar o dia na noite anterior ou reservar os primeiros minutos da manhã para isso;
  • defina as atividades que devem ser realizadas ao longo do dia;
  • mensure o objetivo: analise métricas e KPIs (indicadores de performance) para saber se cada processo ocorre dentro do esperado;
  • utilize inteligência pregressa: simule casos vividos no passado para otimizar o planejamento das rotinas;
  • use a tecnologia: faça a implantação de softwares de equipes de campo para gerar tabelas e rotinas preditivas e proativas.

Como iniciar o planejamento de rotinas?

Agora que já foi definido se o planejamento deve acontecer na noite anterior ou logo pela manhã, o próximo passo é definir o objetivo.

Assim, planeje as metas que devem ser atingidas por equipe e acompanhe os resultados, por meio das métricas. Normalmente, os objetivos são os seguintes:

  • equipes de vendas: resultados nas vendas e otimização de tempo.
  • equipes de campo (serviços de manutenção, construção, em facilities etc): atendimento de qualidade e eficiência nos chamados.
  • equipe de Trade Marketing: boa exposição de mercadorias nas gôndolas e gerar transparência no relacionamento com os clientes.

Desse modo, é importante estabelecer os indicadores para cada atividade: se você não consegue mensurar esforço, tempo e valor, você não terá planejamento — além de não acompanhar dados relevantes para otimizar as rotinas e aumentar a produtividade da equipe.

Quais soluções devem ser utilizadas no planejamento para equipes de campo?

Segundo o Gartner, a automatização gera um ganho de 30% na produtividade das equipes de campo — aqui, cabe reforçar que estamos falando somente da automatização, e não do planejamento das rotinas, que aprofundaremos a diante.

Com esse dado, fica fácil perceber como a utilização de softwares para automatização das rotinas de equipes de campo pode ser um fator crucial para otimizar as tarefas como um todo — além de reduzir a duplicidade no trabalho.

De um modo geral, a tecnologia utiliza a previsibilidade para transformar informação em inteligência. Ou seja, registros anteriores são analisados e convertidos em KPI’s para prever o futuro.

Assim, se a maioria das atividades anteriores teve uma duração de aproximadamente uma hora, por exemplo, a tecnologia compreende que uma tarefa futura similar durará, também, cerca de uma hora. E, desse modo, o software gera tabelas dando previsibilidade para as próximas ações.

Workflow

Outro ponto importante é que os softwares dão a possibilidade de utilizar workflow para testar situações diferentes das rotineiras.

Para isso, a tecnologia disponibiliza KPIs (com relatórios) que permitem ver e mensurar as rotinas das equipes — o que impacta nas decisões de campo. Ou seja, a equipe externa pode corrigir as ações por meio dos relatórios gerados instantaneamente.

Para a equipe de vendas, por exemplo, a performance pode ser melhorada ao permitir a alteração de todo o fluxo financeiro e de vendas: pedidos, bonificações, descontos, combos para venda, alteração nos prazos de pagamento etc.

Exemplo prático de economia

Como sabemos, a confirmação de um pedido pela equipe de vendas gera a sua nota fiscal correspondente e a entrega dos produtos.

No entanto, quando ocorre a quebra da venda (o fornecedor não tem mercadorias suficientes para atender o pedido inicial), é muito comum a indústria fazer a divisão das mercadorias em duas ou mais entregas (para esse caso, a nota fiscal também é dividida).

Ocorre que, muitas vezes, o cliente acaba por recusar a entrega. E isso, fatalmente, acarretará em prejuízos com o transporte e horas de trabalho dos entregadores.

Uma solução simples para esse problema é a automação, que gera pedidos separados automaticamente e evita a devolução.

Qual a importância de fazer visitas a campo?

O planejamento, de fato, envolve todas as áreas gerenciais da empresa (diretores, supervisores, gerentes etc). No entanto, é o conhecimento prático que resulta no melhor mapeamento das atividades para estabelecer rotinas eficazes.

Assim, a dica aqui é buscar uma solução tecnológica que tenha sua cultura voltada para o acompanhamento e vivencia do trabalho das equipes de campo. Logo, ela poderá desenvolver soluções eficazes para o planejamento das rotinas da sua empresa.

Como vimos ao longo do texto, o planejamento de rotinas é essencial para evitar falhas e aumentar a produtividade da equipe de campo. E, além disso, a tecnologia pode ser utilizada como uma aliada para melhorar os resultados e reduzir os custos da empresa.

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