Software de gestão empresarial mobile: afinal, o que considerar antes de contratar um sistema?

Independentemente da área de atuação da sua empresa e do quão inovadora é a atividade que ela realiza, os profissionais que nela trabalham certamente executam tarefas de rotina, que, apesar de, geralmente, exigirem pouco esforço mental dos colaboradores, demandam tempo e podem afetar a produtividade da companhia. Preencher uma planilha de excel é um bom exemplo dessa situação (parece ultrapassado, mas, muitas empresas ainda adotam essa prática).

Não é nenhuma novidade que a tecnologia é uma grande aliada das empresas na hora de realizar algumas atividades, especialmente, por meio da automação de processos. Sob essa perspectiva, é simples concluir que o problema do tempo gasto com as tarefas de rotina pode ser facilmente solucionado, certo? Mas, é exatamente nesse contexto que surge um fator determinante para que algumas empresas ainda tenham uma certa resistência em contratar a tecnologia como funcionária de todos os setores da instituição: o custo.

O que, muitas vezes, fica de fora dos debates são os benefícios, que compensam qualquer gasto e mantém positivo (e MUITO!) o Retorno sobre o Investimento (ROI). O impacto é ainda maior quando as vantagens oferecidas pela tecnologia atingem toda a empresa, que é exatamente o que acontece quando se trata de um software de gestão empresarial. Resumidamente, uma ferramenta dessa natureza visa otimizar o tempo de todos os profissionais e, consequentemente, garantir melhores resultados para a companhia.

Se você ainda tem dúvidas se vale a pena contratar um programa de automação da gestão, continue lendo nosso artigo, conheça os benefícios da ferramenta e saiba o que deve ser levado em conta antes de a decisão ser tomada.

Por que sua empresa precisa de um software de gestão empresarial?

De imediato, é essencial dizer que agilidade, segurança e redução de despesas operacionais serão fatores alcançados facilmente por sua empresa a partir da adoção de um software de gestão empresarial. Esse tipo de ferramenta automatiza processos e gera informações precisas para a tomada de decisões, potencializando a produtividade dos colaboradores e aumentando a competitividade da instituição em um mercado cada vez mais exigente.

Outra boa maneira de entender o porquê da importância de um sistema de gestão eficiente para a empresa é calcular o quanto a companhia deixa de ganhar por insistir em manter a realização dos processos de forma manual. Não investir em um software de automação pode gerar um alto número de erros de operação, elevar os índices de retrabalhos e exigir maior disponibilidade dos profissionais. De forma resumida, podemos dizer que essas consequências aumentam gastos e reduzem a eficiência da equipe, resultando em insatisfação dos clientes e prejuízo financeiro. Ou seja, um conjunto de atributos de uma empresa com tendência a naufragar.

Ainda não se convenceu? Então, vamos aos números. Uma pesquisa realizada pelo Aberdeen Group mostrou que empresas que utilizam um software de gestão são 73% mais produtivas do que as que preferem não fazer esse investimento e têm redução de 18% nos custos operacionais e de 16% nos custos administrativos.

Resumindo: não há nenhuma razão para você se manter resistente à tecnologia!

Quais são os benefícios de um sistema?

Caso os números e as vantagens genéricas ainda não tenham te convencido de que um software de gestão será, de fato, um bom investimento para sua empresa, vale a pena conferir a lista de alguns benefícios específicos proporcionados pela ferramenta:

Integrar a equipe de diversos setores da empresa

Se a gestão da sua empresa for auxiliada por um software, ele será, necessariamente, um ponto de ligação entre seus colaboradores, já que a ferramenta fará parte da rotina de todos eles. Essa integração permite que todos os esforços sejam direcionados para os mesmos resultados.

Agilizar e otimizar os processos

Essa é uma vantagem indiscutível e inerente a qualquer tipo de software de gestão. Como já mencionamos, automatizar processos evita erros e retrabalhos, potencializando a produtividade da equipe.

Centralizar as informações da empresa

Reunir todas as informações referentes à empresa — mailing de clientes, contatos de fornecedores e cronograma de tarefas, por exemplo — é uma das funções mais importantes de uma ferramenta de gestão. Se equipes de campo integrarem o organograma da companhia, essa vantagem será potencializada já que os colaboradores, mesmo distantes da empresa, terão fácil acesso a todas as informações necessárias.

Garantir segurança no armazenamento de dados

Você não quer que os concorrentes tenham acesso aos dados de sua empresa e de seus clientes, certo? Um sistema de gestão eficiente garante o armazenamento seguro de dados, elemento essencial para o sucesso da sua companhia.

Monitorar e propor melhorias rápidas em casos de falha

Identificar erros nos processos de forma rápida é mais uma importante função de um software de gestão, que pode ajudar sua empresa a corrigir falhas em curto prazo, antes que prejudiquem o andamento do trabalho.

O que levar em conta na hora da contratação?

Agora que você já deve ter concluído que um software de gestão é um bom negócio para sua empresa, é hora de se atentar às orientações sobre o que deve ser levado em conta na hora de escolher a ferramenta contratada. Confira alguns fatores que precisam ser considerados antes de efetivar a contratação:

Perfil da equipe

Tendo em vista que os profissionais da empresa serão os responsáveis por operar a ferramenta, é fundamental conhecer a capacidade e as limitações da equipe. Além de te ajudar a definir se o melhor é investir em um software mais ou menos complexo, essa análise vai permitir fazer uma previsão sobre o quanto — de dinheiro e de tempo — precisará ser investido em treinamento.

Objetivos da empresa

Você pode pensar que já que vai investir recursos na contratação de um software, o melhor é contratar o mais moderno e complexo. Saiba que esse pode ser um erro fatal para o sucesso da sua estratégia. O método mais seguro para escolher o programa ideal é avaliar quais são, de fato, os objetivos da companhia — de curto, médio e longo prazo. Isso garante a contratação de um software que atenda plenamente às necessidades da instituição com o menor custo possível.

Necessidade e capacidade de personalização

Geralmente, um software de gestão empresarial precisa ser adaptado à realidade da empresa. Portanto, é preciso entender as peculiaridades da instituição — e, logo, o quanto o software precisará ser personalizado — e avaliar a flexibilidade dos programas disponíveis quanto à essa customização.

Implantação e manutenção

Também é preciso levar em conta como se dará o processo de implantação e manutenção da ferramenta. O tempo e os recursos que precisam ser gastos com essas etapas devem ser considerados na hora da contratação.

Não tenha medo de experimentar. Se você acredita que sua empresa terá melhores resultados com um sistema de gestão, explore novas ferramentas e tecnologias, sem se prender a fornecedores tradicionais — indicações são bem-vindas, mas você não deve investir em uma ferramenta só porque um amigo te garantiu que ela funciona. Lembre-se de conversar internamente e avaliar as necessidades de seus clientes, eles são a melhor fonte de informação sobre sua empresa.

Vale a pena investir em uma ferramenta mobile?

Se você está terminando de ler este artigo com esse questionamento em mente, a resposta é SIM! Contratar um software que possua versão mobile significa ter todas as vantagens já mencionadas na palma da mão. Esse benefício facilita a relação entre empresa e equipe e amplia a capacidade de trabalho dos colaboradores, que terão acesso a todas as informações necessárias onde quer que estejam.

Principalmente para as empresas que têm profissionais atuando em campo — vendedores externos, por exemplo —, os softwares podem garantir ainda mais agilidade aos processos, já que os dados podem ser consultados ou enviados por eles diretamente para o sistema da companhia. A medida contribui para que as informações sejam precisas e estejam permanentemente atualizadas, otimizando o trabalho.

Em resumo, podemos dizer que um software de gestão empresarial eficaz e adequado à realidade de uma instituição pode garantir benefícios imensuráveis, como eficiência operacional, informação gerencial de qualidade e acessibilidade de todas as informações necessárias. Ou seja, investir em tecnologia é sinônimo de qualificar a empresa e potencializar o negócio, enquanto não investir significa correr riscos que podem impactar a empresa de forma relevante, como erros na tomada de decisão, perda de venda e queda de receita.

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