Gestão de informação: veja como esse é um fator importante para uma equipe de campo

Se a sua empresa tem soluções de mobilidade, mas não investe em uma gestão de informação eficiente, o time de campo não explora todo o potencial produtivo.

Assim, as equipes externas não captam diversas informações que são essenciais: preço da concorrência, ruptura de produtos, Market Share, dentre outros.

Neste artigo, explicaremos a importância da gestão da informação e comunicação clara e objetiva para equipes de campo. Além disso, falaremos sobre a utilização de equipamentos e ferramentas para otimizar o processo em tempo real.

Quer ganhar efetividade na comunicação com o time de campo? Então siga com a leitura!

Qual o papel da gestão de informação nas empresas?

De fato, a gestão de informação permite a predição e ação antes que o problema aconteça — evitar olhar no retrovisor (passado) e focar na ação em tempo real.

Além disso, ela auxilia uma gestão eficiente de dados e captação de informações da equipe de campo para melhorar processos.

Gestão de informação para traçar rotas ideais

Falhas no planejamento do roteiro resultam em desperdício de tempo e dinheiro. Exatamente por isso, as empresas se preocupam em traçar rotas para otimizar o processo e vencer a concorrência.

Assim, é importante ter algumas informações, como:

  • o tempo médio de atendimento;
  • compreender por que uma venda foi perdida — a concorrência chegou antes? O preço estava caro? Não havia produto em estoque?;
  • entender os motivos que levaram o vendedor a não fazer uma visita.

Enfim, vários fatores precisam ser analisados para gerar uma melhor rota. E o auxílio de ferramentas para coleta de informações pode otimizar esse processo.

Além disso, as ferramentas permitem um controle da localização do vendedor, execução de atividades, rotina de campo, gestão da produtividade, análise de indicadores, controle do plano tático e coleta de dados em tempo real.

Agindo assim, a empresa não precisa olhar no retrovisor, já que ela estará preparada para traçar soluções antes do problema se apresentar.

Tenha em mente que não adianta ter software sem um processo definido. É preciso haver colaboração e reconhecimento do atingimento de metas para que o vendedor sinta que faz parte do processo e que está alinhado às diretrizes da companhia — mesmo quando ele mal coloca os pés na empresa.

Perda de vendas ocasionadas por falhas na comunicação

Imagine um vendedor que vai a campo munido de uma série de relatórios e gráficos. Você acha que ele vai ler e compreender tudo isso antes de abordar o cliente para tentar uma venda?

Pois saiba que alguns até analisam esses dados. Porém, a compreensão seria facilitada e os resultados potencializados se ele contasse com informações mais claras e objetivas, direcionadas para a sua ação.

Assim, a utilização de uma ferramenta que possibilite coletar dados e transformar em um plano tático — como o tempo ideal para cada atendimento — pode entrar como uma grande aliada do time de campo.

Além disso, essa ferramenta precisa apresentar alguns indicadores importantes. Veja alguns que podem auxiliar a equipe de campo:

  • indicadores de efetividade: medem os resultados alcançados em um intervalo de tempo.
  • indicadores de capacidade: analisam o desempenho da equipe em um determinado período de tempo.
  • indicadores de produtividade: apresentam uma relação entre as tarefas desenvolvidas e os recursos utilizados para tal.
  • indicadores de qualidade do trabalho: referem-se ao serviço prestado pela equipe em relação à satisfação do cliente.

O acompanhamento destes indicadores pode gerar um aumento na receita e margem de lucro — além de eliminar o sentimento de abandono das equipes de campo.

Como garantir uma comunicação clara e objetiva entre times?

Quando a comunicação entre os times é falha, diversos erros podem acontecer. Veja alguns mais comuns e suas consequências:

  • a falta ou a má execução de processo que resulta em desperdício de dinheiro;
  • displicência em relação à excelência no atendimento que gera a insatisfação do cliente;
  • possíveis atrasos cometidos pelo profissional de campo que acumulam prejuízos;
  • falta de rotina e centralização da informação — assim o gestor não consegue mensurar o que está acontecendo.

Tenha em mente que manter toda a carteira de clientes como uma responsabilidade dos vendedores é um grande erro. Caso o representante saia da empresa, todos os seus clientes são perdidos, por isso, se faz necessário a gestão e acompanhamento dessas informações.

Comunicação eficiente com a equipe de campo

Sem dúvidas, é fundamental ter dados para dimensionar o desempenho da equipe e potencializar os resultados (por onde o vendedor passou, se visitou o cliente ou simplesmente fez um telefonema e outras informações). Nesse sentido, um controle eficaz da equipe de campo é de suma importância para aumentar a produtividade e a geração de receita.

Da mesma forma, é fundamental saber se há erros com pedidos, algum desgaste no relacionamento com o cliente, dentre outros pontos de atenção.

Muitos dos problemas podem ser resolvidos no campo, porém, o representante não tem plena autoridade para tomar decisões finais. Então, faz-se necessário um apoio do gerente que, na maioria das vezes, precisará dar instruções e tomar decisões remotas.

Assim, é importante eliminar os gargalos para garantir uma comunicação clara e objetiva entre os times — e isso pode ser facilitado com o apoio de uma ferramenta de gestão da informação.

Quais as ferramentas de comunicação em tempo real para equipes externas?

Ferramentas em tempo real trabalham com algoritmos e são utilizadas para dar alertas de produtividade e correções.

Por exemplo: imagine que o ponteiro do relógio marca 15 horas. Nesse momento, o vendedor está com 3 visitas realizadas, sendo que ele tem 10 visitas programadas para o dia. Assim, é necessário um alerta para otimizar a produtividade a fim de bater a meta estabelecida.

Veja alguns recursos e funcionalidades indispensáveis para ferramentas de comunicação:

  • check-in e check-out de visitas;
  • mapa com o roteiro dos vendedores — e se estão executando a atividade prevista;
  • filtros de desempenho;
  • informações sobre reclamações e devoluções;
  • relatórios para análise e desenvolvimento estratégias;
  • execução e acompanhamento do plano tático da companhia;
  • sugestão de pedidos;
  • plano de ação;
  • KPI’s (indicadores) em tempo real.

Como vimos ao longo do texto, adotar soluções para a comunicação das equipes internas e externas é um ponto crucial para incrementar a produtividade e corrigir erros em tempo real.

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