Entenda a importância de automatizar a gestão de equipes de campo em sua empresa

Algumas palavras de ordem são fundamentais na gestão de equipes e na experiência do cliente: simplificação, agilidade, autonomia, eficiência e assertividade.

Quando o contexto é de vendas em campo, algumas outras premissas se tornam desejáveis, como produtividade, foco, comunicação, monitoramento de indicadores e estratégias específicas de venda.

Tanto do lado do time de vendedores quanto do lado do gestor de vendas, os desafios são muitos porque a distância é um advento não muito bem trabalhado nas políticas de gestão de pessoas. Mas com tecnologias de comunicação e gestão, nasce um cenário em que é possível vender mais por muito menos.

Neste post, essa nova dinâmica na área de vendas será apresentada, tendo a automação como vedete dessa transformação. Siga a leitura e conheça um pouco mais sobre essa nova era dos processos de vendas!

Automatização da gestão como ferramenta de negócio

Quando um cliente é abordado por um profissional que porta um tablet com catálogos de produtos, informações detalhadas, sistemas de geração de orçamentos e cálculos de descontos para negociação, bem como solicitação de reserva de produtos, despacho de propostas e registro online de vendas, sua impressão só poderá ser positiva.

Esse contexto faz parte de uma nova realidade, na qual vendedores deixaram o posto de meros ofertantes de produtos e serviços para assumirem a função de agentes de incremento de negócios.

Isso porque a personalização no atendimento se torna mais viável quando se tem, à mão, ferramentas para customizar ofertas e propostas de preço e formas de pagamento a partir do perfil do cliente em atendimento.

Essa automatização da equipe empodera promotores de venda e acelera o alcance das metas. Mas, e do lado da gestão, o que pode mudar com a automação de processos?

Nesse ponto, uma nova página começa a ser escrita, digitalmente, na gestão de times de vendas. A coleta e a análise de informações que antes não eram trabalhadas permitem que estratégias direcionem os vendedores para os clientes mais propensos a consumir determinado produto.

Nessa perspectiva, a produtividade aumenta significativamente, os custos com deslocamentos começam a ter maior retorno e o cliente fica mais satisfeito, com abordagens focadas em suas expectativas e reais necessidades.

Impactos financeiros

Quando etapas manuais são reduzidas, erros são minimizados e dados analisados com eficiência, tem-se o objeto de desejo do discurso da eficiência operacional — consegue-se fazer mais com menos.

A redução de custos com a automação da gestão de vendas em campo é notória, porque os agendamentos e visitas começam a apresentar mais retorno sobre o investimento de deslocamento, combustível e alocação de pessoal. Assim, as rotas são maximizadas e os resultados ampliados.

O melhor aproveitamento do tempo da equipe e do gestor é mais um ponto a ser considerado, além das decisões mais adequadas em prol do sucesso do negócio.

A informação é mais fiel e rápida a partir da automação do controle de vendas e de estoques.

Ainda há economia em relação ao uso de espaço para reunir os vendedores para transmitir estratégias e comandos. Salas virtuais podem ser usadas para esse fim, liberando espaços físicos para outras necessidades do negócio.

Sob a ótica da rentabilidade, algumas funcionalidades repercutem positivamente para a questão financeira, como a simulação de condições vantajosas de pagamento e a visualização de contratos e garantias. Com esses elementos em mão, as chances de oferecer propostas passíveis de aceitação pelo cliente são maiores.

Além disso, as rotas podem ser mais produtivas e o time pode ser colocado no lugar certo, na hora certa, diante daquele que apresenta maior probabilidade de adquirir o que é oferecido pelo promotor de vendas.

Ferramentas e softwares de automatização

Lançar mão de dispositivos móveis e de softwares de gestão integrada em plataformas virtuais é a tendência que mais tem agregado eficiência e produtividade à gestão de vendas.

Em dispositivos móveis, que derrubam as barreiras geográficas e permitem acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, gestores e vendedores passaram a acessar listas de clientes, dados de definição de perfil, histórico de vendas e rotas de otimização do trabalho em campo.

As soluções especializadas permitem uma atuação mais proativa do vendedor e uma gestão muito mais acurada pelo gestor. Um dos diferenciais são as programações baseadas em algoritmos, capazes de apresentar não só análises históricas como tendências e projeções.

Esse tipo de inteligência permite que sejam traçadas estratégias mais certeiras, com base no comportamento de consumo do cliente.

Na prática, as ferramentas e softwares de gestão de vendas oferecem:

  • controle de toda a cadeia de valor dos processos de vendas;
  • monitoramento das atividades realizadas pelas equipes;
  • workflow com rotina de vendas para guiar a atuação em campo;
  • perfis de usuário específicos, conforme o papel exercido;
  • integração com outros sistemas da empresa, como CRM e ERP;
  • soluções multiplataforma, disponíveis em computadores de mesa ou dispositivos mobile;
  • interface amigável e customizável de acordo com a realidade do cliente;
  • painéis gerenciais com análises de dados de fácil interpretação;
  • funcionalidades de feedback, com foco em melhoria contínua;
  • geolocalização para rastreamento do atendimento em campo;
  • captura de conteúdo audiovisual, bem como assinatura para formalização de acordos;
  • soluções em nuvem, aproveitando o melhor da mobilidade, escalabilidade e flexibilidade.

Em uma aplicação real de ferramentas de gestão de vendas em campo, uma distribuidora de energia passou a aproveitar os benefícios do georreferenciamento online. Antes, eram contabilizadas despesas com o serviço de podas de árvores que ameaçavam fiações urbanas, mas com a automação os técnicos começaram a ser direcionados para áreas de risco próximas de sua localização.

Assim, os deslocamentos se tornaram mais produtivos e a atuação mais proativa, impedindo o impacto no fornecimento de energia em função de risco iminente de queda de árvores em determinada região.

Os benefícios gerais

A automação de processos de elaboração de estratégias, de atuação da equipe de vendas e de gestão de todo o trabalho e os envolvidos é altamente vantajosa. Acompanhe, a seguir, alguns dos benefícios para os times de vendas, os gestores e os clientes.

  • melhor organização do trabalho;
  • eficiência nas estratégias;
  • governança mais robusta;
  • padronização de etapas, reduzindo falhas;
  • distribuição adequada de cargas de trabalho (agendamentos visitas, clientes a serem contatados e estabelecimento de metas);
  • histórico de consumo e contatos com o cliente;
  • registro de tarefas realizadas pelo vendedor, como tempo despendido, visitas realizadas, atrasos em horários agendados, alterações realizadas em planejamentos;
  • alocação de colaboradores mais adequados para abordar determinados clientes;
  • centralização da comunicação em base e interface únicas, substituindo quadros de aviso, post-its, planilhas estanques;
  • incentivo à colaboração entre os membros da equipe, com mais transparência na comunicação e acesso simplificado à informação;
  • potencialização do papel do líder que, mesmo a distância, consegue ter ótimos recursos para direcionar e controlar sua equipe;
  • alinhamento de toda a equipe (gestores e colaboradores) com as estratégias vigentes;
  • tomada de decisão mais autônoma pelos promotores de vendas, mediante análises e relatórios de gestão que embasaram o comando estratégico dado pelo gestor;
  • análise de desempenho e produtividade do time, com indicadores sobre quantidades de visitas e volumes de vendas;
  • visibilidade das informações, tanto para gestores quanto para vendedores, com dados atualizados, integrados e confiáveis;
  • análises visuais que facilitam a interpretação de dados, já que sistemas de gestão produzem dashboards com gráficos estatísticos;
  • liberação do gestor para demandas mais estratégicas, no lugar da realização de processos manuais;
  • redução de burocracias e simplificação de fluxos de processos, incluindo os de decisão;
  • mensuração de resultados com base em métricas objetivas;
  • aumento no número de vendas com redução de custos, resultando em maior rentabilidade do negócio.

O futuro é automatizado

O incremento de tecnologias na gestão criou um novo paradigma para gestores e times de vendas. Algumas inovações têm estreitado o relacionamento e aproximado o escritório do campo.

Com isso, a conexão entre estratégia e operacionalização tem se fortalecido, graças aos recursos da mobilidade e da análise de dados em tempo real.

Essa nova forma traz como ganhos a eficiência operacional e maiores retornos do investimento alocado em estratégias, processos, pessoas e visitas a clientes.

Na prática, esse modelo traz um padrão de trabalho que une, de maneira inteligente, recursos humanos e tecnológicos em benefício da gestão de equipes.

Gestores interessados em soluções que transformam a realidade dos processos de vendas podem entrar em contato com a MC1 e conhecer os mecanismos mais adequados para tipo de negócio.

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