Afinal, como reduzir custos com equipes de campo?

A redução dos custos é algo que deve estar sempre em pauta para qualquer gestor, sobretudo em tempos de competitividade crescente. Desenvolver estratégias para reduzir os gastos de seu time, otimizar suas ferramentas e o tempo são fatores que influenciam diretamente nos resultados financeiros de toda a empresa.

Entretanto, quando falamos de equipes de campo, muita gente acaba ficando em dúvida sobre de que forma é possível alcançar esse objetivo. Afinal, quais são os custos que podem ser reduzidos? Pensando nisso, falaremos aqui a respeito de quais são e como você pode atuar para aumentar o retorno sobre investimento em uma equipe de campo. Confira!

Os principais custos com equipes de campo

Para começar, é importante observar que a maioria dos gastos de equipes externas se relacionam, de uma forma ou de outra, com o tempo. A forma como o planejamento de visitas a clientes é feita, o tempo investido nessas visitas e a eficiência de cada uma delas são fatores que devem ser levados em consideração quando há uma busca por redução de custos.

Planejamento ineficaz

No caso de um vendedor externo, por exemplo, é preciso que haja uma análise inteligente dos clientes que ele pretende visitar, a real chance de realizar uma venda e até mesmo o trajeto que fará entre um cliente e outro. Não é preciso dizer que o próprio tempo gasto no deslocamento acaba impactando no fechamento das contas.

Além disso, uma visita desperdiçada é um dinheiro que está sendo mal investido. Não dá para garantir 100% de vendas nas visitas, mas sair “atirando para todo lado” é uma forma pouco eficiente de atuar.

Estude a disposição geográfica dos clientes e crie uma rota mais rápida, lembrando de agendar as visitas e estimar o tempo que elas devem durar. Assim, um mesmo vendedor pode atender a uma demanda maior de clientes em um mesmo dia e otimizar seu tempo.

Lembre-se que gastos com hotéis e alimentação também podem ser revistos. É preciso fazer uma análise do lugar e estabelecer um padrão mínimo de qualidade para essas questões.

Entretanto, não é preciso gastar sempre altos valores nesse sentido, já que algumas cidades possuem um custo de vida mais baixo que outras, o que possibilita uma flexibilidade nos gastos com hospedagem e restaurantes. Uma política comercial eficiente oferece também mais economia nesse sentido.

Fazer uma conferência telefônica antes de ir ao cliente é sempre produtivo e acelera o processo de qualificação da venda.

Visitas pouco produtivas

Uma estratégia de vendas é fundamental para garantir que mesmo que uma venda não seja concluída, a visita não tenha sido em vão. No mínimo, o cliente vai considerar seus serviços e produtos para um futuro próximo.

Estabelecer relações duradouras é uma forma de buscar maior retorno sobre o dinheiro investido em equipes externas. Se não foi possível fechar negócio, ao mesmo tempo um ótimo serviço de marketing deve ser feito.

Vendedores bem treinados são fundamentais para realizar essa função dentro das expectativas da sua empresa.

Equipes ineficientes

Um dos maiores problemas para equipes externas é a falta de eficiência de alguns membros do time. O conhecimento sobre o produto ou serviço oferecido deve ser alto o suficiente para que o vendedor se apresente como um verdadeiro consultor para seus clientes.

Organizar um portfólio de produtos, agregar valor à venda e apresentar todas as informações solicitadas é algo que deve ser totalmente natural. É essencial investir em treinamento e reciclagem dos funcionários para que o investimento feito externamente traga os devidos resultados.

Ainda assim, é possível que a tarefa de gerenciar essa busca por redução de custos pareça um pouco nebulosa. Por isso, falaremos sobre algo que pode te ajudar muito nesse processo.

Ferramentas e tecnologias para a redução de custos

Os avanços tecnológicos oferecem cada vez mais ferramentas para auxiliar o processo de gestão em empresas dos mais diversos segmentos. Se o foco é buscar redução de custos em equipes de campo, conte com softwares que atendam às necessidades citadas anteriormente.

Otimização do tempo

É possível otimizar o tempo e, consequentemente, a produtividade dos vendedores por meio de uma ferramenta que defina o roteiro de visitas a ser seguido. Analisando a geografia e os perfis dos clientes, é possível estabelecer a distância qual o melhor trajeto a ser realizado entre um cliente e outro.

Mais acuracidade nas informações

Uma das maiores vantagens de contar com a tecnologia para gerenciar equipes de campo é manter o planejamento dentro da empresa e enviar informações relevantes para os vendedores sempre que necessário.

A título de exemplo, considere o perfil de um cliente específico e quais os produtos que mais interessam a ele. Enviar um vendedor com um longo catálogo e apresentar diversos itens que não são úteis para o cliente não só desperdiça o tempo de ambos como diminui as chances de uma venda ser realizada.

É crucial garantir que o tempo de contato entre um vendedor e o cliente seja altamente produtivo no sentido de discutir o produto e vendê-lo. Ferramentas desenvolvidas especialmente para facilitar essa comunicação entre empresa e equipe de campo proporcionam a transmissão de informações de forma otimizada.

Dois bons exemplos de resultados positivos são a redução no desperdício de matéria-prima e evitar que produtos perecíveis sejam transportados por aí desnecessariamente.

É possível que o investimento em um software não seja tão barato, mas uma avaliação dos seus benefícios mostrará que o retorno sobre o investimento é certo.

Redução de custos sem perda de desempenho e performance

O ponto chave dessa discussão, como você pode ver, é garantir que a redução de custos seja feita de forma a otimizar a performance da equipe de campo, e não precarizar suas condições de trabalho. O simples fato de manter o mesmo índice de vendas com um custo menor de investimento é um sinal de que a redução de custos foi bem planejada.

É interessante implementar métricas para acompanhar a forma como os gastos são reduzidos. A organização do time por meio da utilização de ferramentas, como um software, permite uma proximidade maior entre o ROI planejado e o alcançado, já que os custos com combustível, salários, comissões e outros fatores passa a ser previsto com mais acuracidade.

Metodologias como o balance scorecard também podem oferecer uma base mais palpável para análise de desempenho. Objetivos, métricas e indicadores são estabelecidos e ajudam na gestão dos investimentos realizados.

Faça uma análise da rotina de sua equipe de campo e veja como essas dicas poderão ajudá-lo na redução de custos sem comprometer desempenho e performance!

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