Pronta entrega? Saiba o que fazer para qualificar esse serviço!

Um fluxo operacional eficiente é um dos pontos críticos para uma gestão enxuta e orientada aos resultados. De fato, a padronização das rotinas de trabalho e a otimização dos processos são fundamentais para garantir o rápido atendimento aos clientes, a redução dos custos e a eliminação de desperdícios.

Nesse contexto, as vendas externas merecem atenção especial, principalmente a pronta entrega. Essa modalidade exige um planejamento mais robusto, que contemple a análise de diversos dados ― como históricos, localização e perfil de cada cliente.

Com esse tipo de planejamento é possível oferecer uma visão 360° para todos os vendedores e, assim, alavancar o faturamento. Mas também é preciso compreender as particularidades da venda a pronta entrega e aprimorar todas as etapas dessa estratégia.

As etapas da pronta entrega

As vendas no formato de pronta entrega podem ser subdivididas em 5 etapas básicas, que são:

1. Planejamento de rotas

As rotas devem ser elaboradas previamente, considerando endereços e regiões. A recomendação é adotar um software específico, que também opere offline, permitindo a navegação via mapa, mesmo na falta de sinal de internet. Assim, é mais fácil definir os melhores trajetos para todos os dias da semana.

Essa prática é ainda mais relevante nos grandes centros urbanos, onde o trânsito e a falta de mobilidade encarecem os deslocamentos. Uma rota mal programada aumenta o gasto de combustível e limita a quantidade de visitas.

2. Abastecimento

O abastecimento dos veículos também precisa ser feito com base nas rotas estabelecidas e na avaliação dos clientes. Afinal, o mix de produtos deve estar coerente com o perfil de consumo e a demanda regular ― levando em conta as sazonalidades e datas comemorativas, por exemplo.

Nesse caso, é importante lembrar que a tecnologia pode ajudar muito no controle dos estoques. Por meio de aplicativos móveis alimentados pelo ERP da empresa, é possível administrar disponibilidade e variedade.

3. Vendas

Na pronta entrega, o vendedor tem que consultar uma série de registros ― como os limites de crédito, a descrição dos últimos pedidos e o ticket médio. Essas informações são indispensáveis para a concretização da venda.

4. Retorno de mercadorias

Após a conclusão da rota estabelecida, as mercadorias remanescentes devem ser incorporadas novamente ao estoque ― obedecendo aos procedimentos internos, que muitas vezes, incluem auditorias para confirmar a ausência de danos provocados durante o transporte.

5. Apuração

Por fim, é preciso apurar os resultados por meio de relatórios gerenciais que evidenciam quais os produtos mais vendidos, os itens encalhados, clientes com maior volume de compras, número de atendimentos realizados e desempenho do vendedor.

Essa análise serve para balizar a tomada de decisões importantes, que envolvem a mudanças no portfólio, definição de ofertas pontuais, alteração das margens de lucro e também, a automatização da gestão das equipes de campo ― com a intenção de melhorar a performance individual e coletiva.

A emissão da nota fiscal

Um fator determinante para a venda a pronta entrega é a emissão da nota fiscal. Por isso, é essencial encontrar alternativas para a emissão e a impressão da NF-e, sem a necessidade de cobertura de rede.

Algumas soluções tecnológicas já oferecem opções para os vendedores. Uma delas é a geração imediata da autorização para emissão da nota fiscal. Nesse caso, uma nota é emitida em contingência e, em até 24 horas, o documento é autenticado. Outra possibilidade é a NF-e ser emitida automaticamente por meio de um dispositivo móvel.

Na verdade, vender a pronta entrega requer mais que apenas uma solução voltada à força de vendas. É fundamental investir em uma gestão que contemple o controle dos estoques, as ordens de compra, a previsão de demanda e claro, a emissão das notas fiscais.

As atividades complementares a pronta entrega

No cliente, o vendedor pode realizar pesquisas sobre os concorrentes e até mesmo, executar o serviço de um promotor de trade marketing. Assim, o departamento comercial, no back office, consegue identificar novas oportunidades de negócio e estruturar a expansão no market share.

De fato, as ações de trade marketing contribuem bastante para o crescimento nas vendas, por isso, é fundamental explorar esse conceito. E, para garantir a efetividade das estratégias, é essencial monitorar o comportamento do consumidor.

Essas informações ajudam a conhecer melhor o público-alvo e, consequentemente, auxiliam na definição do posicionamento dos produtos no PDV.

Com a solução adequada, é mais fácil coletar e consolidar esses dados. As plataformas mobile são capazes de agilizar rotinas, prevenir perdas e principalmente, aperfeiçoar a gestão do ponto de venda.

Por sua vez, os aplicativos permitem que o back office avalie a visibilidade dos produtos nas gôndolas, o estoque disponível e os preços praticados pelos concorrentes.

Com essa análise, é possível reorganizar a apresentação de cada item e definir quantidades ideais. E, com o gerenciamento por categoria de cliente, é mais fácil melhorar a experiência de compra.

As ferramentas de gerenciamento de vendas

A padronização dos processos é crucial para o aumento dos índices de produtividade em qualquer empresa ― independentemente do porte ou do segmento de atuação. Com as ferramentas de gerenciamento de vendas, o vendedor consegue economizar tempo, reprogramar as rotas e eliminar barreiras durante a negociação.

Outro diferencial a ser citado é a inteligência agregada a cada etapa da pronta entrega. Com um software desenvolvido especialmente para esse tipo de ação, o vendedor é capaz de segmentar a carteira de clientes, criando classes diferentes, de acordo com a categoria, o território e a frequência de compras. Esse sistema oferece até mesmo, uma sugestão de pedido, simplificando e agilizando o atendimento.

Além disso, é preciso lembrar da venda por impulso. Nesse caso, a pronta entrega é a melhor alternativa para quem não quer esperar. O vendedor faz o lançamento e já deixa a mercadoria à disposição do comprador.

Essas ferramentas também garantem a atualização em tempo real de todas as variáveis que envolvem as vendas externas ― como promoções, regras dos programas de fidelidade, descontos especiais e facilidades de pagamento. Assim, o vendedor fica constantemente informado.

Quando o back office faz qualquer ajuste no sistema, a ferramenta providencia a sincronização e todas as condições são modificadas instantaneamente ― sem afetar a emissão da nota fiscal ou o recolhimento de tributos e impostos.

Esses softwares também englobam as campanhas elaboradas pelo time de marketing e que podem ser executadas pelos vendedores, no momento da venda.

Desse modo, é possível perceber a importância de um sistema de gerenciamento com foco nas vendas externas e na pronta entrega. Com essa tecnologia, a empresa consegue aumentar o faturamento, reduzir custos e melhorar diversos KPIs (Key Performance Indicators) ― como os níveis de satisfação dos clientes e a participação no mercado.

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